作者簡介

江金波，理學(xué)博士，教授。教育部旅游管理類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會委員。華南理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易學(xué)院副院長，旅游與酒店管理學(xué)院副院長。兼任廣東省、廣州市等省市人民政府專家智囊、廣東省民俗文化研究會副會長、廣東省城市管理研究會理事等職。主要研究方向為旅游目的地發(fā)展規(guī)劃、度假地開發(fā)與管理、會展旅游、文化景觀等。

   一、會展項目控制的過程

   會展項目的控制過程，是對會展項目全過程的整體調(diào)控過程，重點是與計劃執(zhí)行相配合，監(jiān)控計劃執(zhí)行的異動并提出改善策略的過程。控制過程的目標(biāo)就是通過測量會展項目的實際進(jìn)程，并將之與計劃進(jìn)程比較，發(fā)現(xiàn)項目進(jìn)展問題，及時采取措施使得項目回到正常軌道的監(jiān)控過程。可見，對會展項目的有效控制，關(guān)鍵是定期及時測量會展項目的實際進(jìn)程。會展項目控制的4個子過程如下。

   1.確定固定的績效報告期

   報告期的長短依項目工期的長短和項目的復(fù)雜程度決定。多以周或者月為報告期。每個報告期，需要收集的信息主要是實際績效和項目相關(guān)要素的變更信息，如人事變動、進(jìn)度、預(yù)算、質(zhì)量甚至自然災(zāi)害等信息；

   2.收集和公布績效報告

   包括項目進(jìn)展現(xiàn)狀、數(shù)據(jù)測試、未來預(yù)測等；如會展客戶預(yù)訂數(shù)量、管理信息系統(tǒng)運(yùn)作數(shù)據(jù)測試、根據(jù)現(xiàn)有訂單，預(yù)測展覽項目的收益等。

   3.將現(xiàn)實績效與計劃要求進(jìn)行比對

   得出現(xiàn)實進(jìn)展與計劃進(jìn)度的差距，包括范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、成本等方面的差距；例如會展項目的預(yù)算是否超支？進(jìn)度是否滯后？等等。

   4.采取措施調(diào)控項目

   權(quán)衡項目的各種要素，采取有針對性的措施，防止項目進(jìn)一步偏離軌道，并朝預(yù)期目標(biāo)邁進(jìn)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，進(jìn)度、質(zhì)量和成本的權(quán)衡十分重要。因為，控制虛高的成本，就意味著降低原材料的質(zhì)量，但也可能帶來會展項目質(zhì)量降低；控制（縮減）工期，可能需要投入更多的資源而虛高成本，或者縮減工作范圍，但這樣很可能無法滿足客戶的技術(shù)要求。

   二、會展項目控制的類型

   會展項目的控制是特殊的管理藝術(shù)，具有多種形式和類型，適合不同場所和不同項目使用，實際使用中，應(yīng)各取所長，充分發(fā)揮它們的綜合調(diào)控作業(yè)。

   1.按照其內(nèi)容：分為質(zhì)量控制、成本控制、進(jìn)度控制、風(fēng)險控制等

   質(zhì)量控制是確保項目質(zhì)量目標(biāo)的有效控制；成本控制就是為實現(xiàn)成本目標(biāo)而實施的一系列控制；進(jìn)度控制則是為實現(xiàn)進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行的控制；風(fēng)險（安全）控制則是最大限度降低會展項目風(fēng)險的一系列控制。各個控制內(nèi)容之間存在對立統(tǒng)一的關(guān)系[1]。例如最佳風(fēng)險控制可能帶給項目高質(zhì)量，但同時可能提高成本費(fèi)用。

   2.按照其規(guī)范性：分為正規(guī)控制和非正規(guī)控制

   常規(guī)控制是通過進(jìn)度匯報、進(jìn)度檢查或項目進(jìn)展報告進(jìn)行，是正規(guī)場合的集體性控制行為。一般利用項目班子建立的管理系統(tǒng)進(jìn)行，如會展管理信息系統(tǒng)、變更控制系統(tǒng)、工作核準(zhǔn)系統(tǒng)等。

非常規(guī)控制是通過項目經(jīng)理走動到管理現(xiàn)場，與相關(guān)部門人員了解情況、交流信息而發(fā)現(xiàn)問題。進(jìn)而實施對項目的控制行為。對比常規(guī)控制的系統(tǒng)性、集體性、標(biāo)準(zhǔn)化，非常規(guī)控制則顯示其靈活性、速效性、專權(quán)化等特點。

   3.按照控制方式：分為預(yù)防性控制和更正性控制

   預(yù)防性控制就是防患于未然的控制措施，是通過深刻地理解會展項目各項活動，預(yù)見可能發(fā)生問題，制定出相應(yīng)的措施，以預(yù)防項目出現(xiàn)偏差的事前管理模式，也稱為主動控制。制定規(guī)章制度、工作程序、團(tuán)隊成員培訓(xùn)等都屬于預(yù)防性控制。

   更正性控制是更為廣泛使用的控制管理模式，是指執(zhí)行會展項目過程中，通過發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而采取措施、糾正偏差的控制過程。誠如前述，更正性控制往往借助信息反饋來實現(xiàn)，其關(guān)鍵是信息準(zhǔn)確、及時、完整地送達(dá)到項目經(jīng)理或其他決策者手中。也稱為被動控制。

   4.按照控制的先后過程：分為預(yù)先控制、過程控制和事后控制

   三者是會展項目全程控制的先后為繼的環(huán)節(jié)。預(yù)先控制是在會展項目活動開始階段時進(jìn)行，通過同類項目經(jīng)驗的充分借鑒，規(guī)避不合理的項目開支，保證會展項目的投入滿足規(guī)定的要求。過程控制就是一般而言的常規(guī)控制，通過會展項目計劃執(zhí)行過的階段式檢查指導(dǎo)，獲取與計劃目標(biāo)的比對信息，而達(dá)到項目的控制目標(biāo)，一般在現(xiàn)場進(jìn)行。但由于會展項目現(xiàn)場分散，時間長、空間大，如何做到時空的優(yōu)化調(diào)控，是對項目經(jīng)理智慧的極大考驗。事后控制在會展項目活動階段結(jié)束或臨近結(jié)束時進(jìn)行。事后控制，往往無法彌補(bǔ)項目偏差帶來的損失，于事無補(bǔ)，因此，會展項目控制一般不宜采取事后控制。

   5.按照控制的指向：分為直接控制和間接控制

   項目經(jīng)理直接對會展項目進(jìn)行的“一竿子”控制屬于直接控制，相反為間接控制。直接控制著眼于產(chǎn)生偏差的根源，而間接控制則著眼于偏差本身。間接控制不直接對會展項目活動而是對項目班子成員進(jìn)行控制，具體的會展項目活動由項目班子成員去控制。在實踐中，應(yīng)該根據(jù)會展項目的不同階段、偏差程度及性質(zhì)等決定采取直接控制還是間接控制。會展項目的執(zhí)行前期、偏差較小或者偏差不至于影響全局時，一般需要采取間接控制，相反采取直接控制。

[1]張家春.項目計劃與控制[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2010:13.

（文章來源：會展學(xué)研究  作者：江金波）

《會展項目管理：理論、方法與實踐》簡介

本書以現(xiàn)代項目管理原理為指導(dǎo)，重點介紹會展項目基本知識、理論與方法，突出我國會展項目管理的焦點與熱點問題。深入闡釋會展項目的識別和啟動、組織管理、計劃、實施與控制、籌資與成本管理、溝通與沖突管理、現(xiàn)場管理、管理創(chuàng)新、風(fēng)險管理以及評估等。本書摒棄了傳統(tǒng)會展項目教材對于一般項目管理的知識與理論的簡單嫁接做法，凸顯會展產(chǎn)業(yè)的特性及其項目管理的個性，理論性系統(tǒng)性強(qiáng)、會展色彩突出，強(qiáng)調(diào)對會展項目自身規(guī)律的把握，通過150余幀圖表以及大量的數(shù)據(jù)和豐富案例，充分吸納最新研究成果和最新素材，博采眾長，強(qiáng)化項目及其管理在會展產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要性認(rèn)識，立體展示會展項目管理過程及其涵蓋的知識領(lǐng)域，使讀者全面掌握會展項目管理基本理論與方法，培養(yǎng)對會展項目管理有效控制和科學(xué)評估等能力。

本書立足中國會展業(yè)的現(xiàn)實，并借鑒西方現(xiàn)代化項目管理的理論體系，既具有國際視野，又吻合我國會展行業(yè)實際的需要，以期指導(dǎo)我國會展項目的科學(xué)發(fā)展及其管理實踐。適合本科會展經(jīng)濟(jì)與管理專業(yè)、旅游管理專業(yè)等的教學(xué)需要，同時兼顧會展行業(yè)與旅游行業(yè)培訓(xùn)的實際需要以及作為會展行業(yè)管理、會展公司項目發(fā)展的實用案頭參考書。