信息對于企業(yè)具有重要的戰(zhàn)略地位。但如何才怎能降低收集信息給企業(yè)帶來的交易成本，使所得收益達(dá)到最大?怎樣搭建一個理想的信息集散平臺，進(jìn)而促進(jìn)信息傳遞的透明度和高效率?這些都是企業(yè)家們長期以來冥思苦想的課題。會展業(yè)的悄然升起似乎給我們帶來了新的希望，至少也為我們引領(lǐng)了一條新的道路。

　　我國會展業(yè)經(jīng)歷了20余年的發(fā)展，作為信息集散地的功能也得到了很多人的共識。通過在展會期間的調(diào)查，企業(yè)可以搜集到有關(guān)競爭者和顧客的信息，為企業(yè)的下一步發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。同時，大眾也可以了解到國內(nèi)外企業(yè)的發(fā)展情況，并獲取到許多的文化知識。展會作為交流信息的平臺，至少需要三方面主體的共同作用，即組展商、參展商，以及與本次展會相關(guān)的其他信息提供組織。

　　首先，對于組展商，它要擔(dān)負(fù)起前期信息的搜集、整理、提供，中期展會管理，以及后期展會總結(jié)等多方面的職責(zé)。在展會開始之前，組展商應(yīng)首先從參展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后對所得的眾多信息進(jìn)行綜合整理和加工，把它們匯編成冊向展會提供詳盡信息。同樣重要的是，組展商設(shè)計與建立的一套完整的展會運(yùn)行體制，也保證了信息的順利流通。應(yīng)該說，組展商的前期工作是整個信息流程的起始階段，也是這一過程中最為重要的階段。

　　其次，從參展商方面來說，在決定參加一個展會后，應(yīng)首先針對本次活動做出周密的戰(zhàn)略分析，并確定出預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行宏觀和微觀分析的基礎(chǔ)上，確定本次參展過程中企業(yè)所期望得到的信息，并對企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行定位。在展會中，參展商在主動向組展商提供自身信息的同時，也從展會中得到更多的、更為詳實的信息。因而在完善的利益保護(hù)機(jī)制下，每一個主體不會因為自身信息的曝光而遭受“災(zāi)難”。

　　參展單位在展會中主動搜集所需要的信息，密切與組展商及其他信息提供者進(jìn)行聯(lián)系，加大企業(yè)信息獲取量，使參展活動“不虛此行”。展會結(jié)束后，各參展單位對所獲信息及參展成果整理匯總，與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對比衡量收益。

　　再次，對于與展會相關(guān)信息提供者，即供應(yīng)商、經(jīng)銷商、采購商、廣告和同期同類展會等等，它們對整個展會中信息集散功能的發(fā)揮也具有十分重要的作用。展會前，他們需要向組展商提供有關(guān)信息，并對自身利益和要求進(jìn)行表達(dá)，以使自身信息順利進(jìn)入展會，在這些信息被參展商了解的同時，也能夠了解到其他競爭者的信息。在展會開始之后，這些信息提供者也不遺余力地向展會提供各種各樣的信息，向參展單位展示自己，在競爭中獲得收益。從這個意義上來說，它們本身也以一種參展商的面目出現(xiàn)。

　　作為一個理想的信息交流平臺，組展商與參展商，以及它們與相關(guān)信息提供者之間的關(guān)系，對展會的成功至關(guān)重要。在這一信息集散過程中，三方應(yīng)始終處于平等的地位之上，三方的利益均要得到保護(hù)和照顧。在現(xiàn)今的大多數(shù)展會之中，組展單位一般都處于比較主動的地位，指揮著展會的進(jìn)度和整個過程。而其他參展單位則處于一種被動的地位，它們也大多把自己僅僅定位為展會中的“客戶”，而非“合作者”。這樣一種情況所導(dǎo)致的必然后果是信息的不均衡和信息誤差等等，最終影響的仍是展會的效果。因而在理想模式中應(yīng)更注重在三方的溝通上下工夫，比如建立展會指導(dǎo)委員會就是一種比較可行的方案。參展商可以通過參與指導(dǎo)委員會的工作，為組展商提供幫助，參展商也應(yīng)該因此獲得榮譽(yù)和尊重。

　　當(dāng)然，會展的信息集散功能絕不是會展所具有的惟一功能，會展業(yè)作為一個新興的綜合產(chǎn)業(yè)仍具有更為有益的社會價值，在國民經(jīng)濟(jì)中也占有不可忽視的戰(zhàn)略地位。